根据《专利法》第十八条的规定，在中国没有经常居所或者营业所的外国人、外国企业或者外国其他组织在中国申请专利和办理其他专利事务的，应当委托依法设立的专利代理机构办理。

中国单位或者个人在国内申请专利和办理其他专利事务的，可以委托依法设立的专利代理机构办理。

专利代理机构应当遵守法律、行政法规，按照被代理人的委托办理专利申请或者其他专利事务；对被代理人发明创造的内容，除专利申请已经公布或者公告的以外，负有保密责任。专利代理机构的具体管理办法由国务院规定。

想要委托代理机构，则专利代理委托书是办理专利代理委托手续的必要请求文件。通常情况下，针对每一件专利申请，申请人则需要与专利代理机构签订单独的专利代理委托书，填写相关信息，如下图：

如果案件量大，一个案子对应一份专利代理委托书，则手续繁琐，工作量大。因此如果当申请人与专利代理机构建立长期委托关系时，则可以通过签订1份总委托书并在专利局备案从而简化委托手续。如下图：

申请人与代理机构签订总委托书后，经专利局备案。备案成功后则会收到一个证明文件备案回执，备案回执中记载了“总委托书备案编号”，如下图：

专利代理机构之后递交此申请人委托的案件时，就可以不用再针对每个专利与申请人单独签订委托书，而是直接使用“总委托书编号”，一劳永逸。这样大大简化了申请人办理委托专利代理机构手续，同时也将避免在制作单独委托书时出现不必要的失误。

需注意的是，如果申请人发生了名称的更名，例如：“张三”更名为“张四”，“XX有限公司”更名为“XX股份有限公司”。则总委托书备案即为失效，这时就需重新办理总委托书备案手续。